Jak wypełnić
Wniosek o kontrolę do UDT

1. Czym jest kontrola UDT na F-gaz i kogo dotyczy

Kontrola UDT na F-gaz to formalne sprawdzenie, czy przedsiębiorca wykonujący czynności przy urządzeniach i instalacjach z fluorowanymi gazami cieplarnianymi spełnia wymagania organizacyjne, kwalifikacyjne i techniczne. Obejmuje ocenę dokumentacji, kwalifikacji personelu, wyposażenia serwisowego, procedur i prowadzenia rejestrów.

Czytaj więcej

2. Kiedy składa się wniosek o kontrolę

• Przed uzyskaniem certyfikatu przedsiębiorcy – kontrola jest elementem procesu certyfikacji.
• Przy rozszerzeniu zakresu działalności – nowe rodzaje czynności, media lub obszary.
• W nadzorze okresowym – audyt nadzorczy lub kontrola doraźna UDT.
• Po zmianach organizacyjnych – np. nowa siedziba, magazyn czynnika, kluczowe wyposażenie.
  Czytaj więcej

3. Jak założyć konto i przygotować się do eUDT

• Konto w eUDT – przygotuj dane firmy (NIP, REGON), podstawowe kontakty i osoby upoważnione.
• Podpis elektroniczny/logowanie – zapewnij możliwość podpisu i autoryzacji we wniosku.
• Porządek w załącznikach – skany w formacie PDF, nazwane wg schematu: nazwa_zalacznika_data.pdf.
  Czytaj więcej

4. Jak złożyć wniosek o kontrolę – krok po kroku

1. Zaloguj się do eUDT i wybierz właściwy formularz F-gaz.
2. Uzupełnij dane: zakres działalności, lokalizacja kontroli (biuro/magazyn/warsztat), proponowane terminy.
3. Dodaj załączniki – zgodnie z listą w rozdziale 5.
4. Złóż wymagane oświadczenia (zgodność danych, prawdziwość informacji).
5. Wyślij wniosek i zachowaj numer sprawy/potwierdzenie z systemu.
6. Odbierz korespondencję z UDT – termin wizyty, ewentualne uzupełnienia.

5. Wymagane dokumenty i załączniki

• Certyfikaty personelu (kategoria zgodna z zakresem prac) oraz wykaz personelu z zakresem obowiązków.
• Opis systemu jakości / procedury F-gaz: odzysk, próżnia, napełnianie, naprawy, rejestry, postępowanie z odpadami, BHP.
• Wykaz wyposażenia – sprzęt pomiarowy i serwisowy
• Dowody utrzymania sprzętu – karty kalibracji/atestów tam, gdzie wymagane; harmonogram przeglądów.
• Rejestry i wzory kart – ewidencja czynności, ruch czynnika, ewidencja butli/pojemników, protokoły szczelności.
• Oświadczenia organizacyjne – miejsce magazynowania, osoba odpowiedzialna, środki ochrony.
• Dokumenty firmy – odpis rejestrowy, NIP/REGON, ewentualne pełnomocnictwa.

6. Minimalne wyposażenie techniczne

• Stacja odzysku, pompa próżniowa, manometry, waga elektroniczna.
• Detektor nieszczelności właściwy dla obsługiwanych mediów.
• Węże serwisowe, szybkozłącza, zawory serwisowe, narzędzia ręczne.
• Butle na czynnik i pojemniki odzyskowe – właściwie oznakowane i utrzymywane.
• Butla azotu z reduktorem – do prób szczelności/przedmuchiwania.
• Termometr o zakresie od -20 do +150 i dokładności +- 1°C
• Podstawowe mierniki elektryczne.
• BHP: rękawice, okulary, instrukcje stanowiskowe.

7. Terminy, tryb kontroli i wynik

Po złożeniu wniosku UDT proponuje termin i formę weryfikacji: przegląd dokumentacji oraz kontrolę na miejscu w Twojej lokalizacji. Kontrola kończy się protokołem pokontrolnym, z podanym wynikiem kontroli.

8. Koszty i płatności

• Opłaty wynikają z aktualnego cennika UDT i zależą od zakresu czynności.
• Płatność zwykle realizuje się na podstawie informacji/opłaty przypisanej do sprawy po złożeniu wniosku.
• Zachowaj potwierdzenie płatności – może być potrzebne do zamknięcia sprawy.

9. Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Niepełne załączniki – brak certyfikatów, wykazów, procedur. Rozwiązanie: posłuż się checklistą (rozdz. 10).
• Niespójne dane między wnioskiem, personelem i sprzętem. Rozwiązanie: jedna osoba koordynująca kompletację.
• Brak dowodów kalibracji kluczowych przyrządów. Rozwiązanie: harmonogram i segregator dowodów.
• Nieaktualne procedury względem praktyki serwisowej. Rozwiązanie: przegląd roczny + szkolenia.
• Nieprzygotowane stanowisko do kontroli. Rozwiązanie: wyznacz magazyn, opisz strefy, przygotuj instrukcje.

10. Checklista przed kontrolą

• Uzupełnione dane firmy i kontaktowe we wniosku.
• Aktualne certyfikaty personelu i ich wykaz.
• Kompletne i spójne procedury F-gaz – znane personelowi.
• Wykaz wyposażenia zgodny ze stanem + dowody kalibracji/utrzymania.
• Gotowe rejestry i wzory protokołów.
• Magazyn czynnika: oznakowanie, ewidencja, środki BHP.
• Przygotowane pełnomocnictwa i dokumenty rejestrowe.
• Uzgodnione miejsce oraz termin kontroli z UDT.

11. Wzory i układ pism

• Wykaz personelu – uprawnienia, odpowiedzialności, zastępstwa.
• Wykaz wyposażenia – numery seryjne, status kalibracji.
• Procedury operacyjne – odzysk, próżnia, napełnianie, test szczelności, utylizacja.
• Wzory protokołów – przeglądu, szczelności, przekazania odpadu.
• Instrukcje BHP i instrukcje stanowiskowe.
• Polityka utrzymania wyposażenia i harmonogram przeglądów.

12. Co po kontroli: protokół, uzupełnienia, certyfikacja

1. Odbierz protokół i sprawdź wszystkie pozycje.
2. Jeśli wskazano niezgodności – przygotuj działania korygujące i wyślij uzupełnienia w terminie.
3. Po pozytywnej weryfikacji UDT może wydać/utrzymać certyfikat przedsiębiorcy w ustalonym zakresie.
4. Wdroż monitoring zmian: przegląd procedur, szkolenia, kalibracje – ułatwia nadzory okresowe.

13. FAQ – najczęstsze pytania

Czy kontrola może być zdalna?

Część dokumentacyjna bywa realizowana zdalnie, ale zazwyczaj wymagane jest również sprawdzenie na miejscu.

Czy muszę mieć wszystkie narzędzia na własność?

Nie, sprzęt nie musi być Twoją własnością. Może on być leasingowany albo wypożyczony – ważne, by był fizycznie dostępny podczas kontroli UDT.

Na jak długo starcza raz przygotowana dokumentacja?

Dokumentacja jest „żywa” – aktualizuje się ją po zmianach sprzętu, personelu, przepisów lub praktyk serwisowych.

Co, jeśli nie mam kalibracji dla detektora wycieków?

Brak aktualnego wzorcowania detektora nieszczelności zakończy się negatywnym wynikiem kontroli.