Jak założyć konto i przygotować się do eUDT

1. Wymagania wstępne i checklisty

Dobra kompletacja danych i plików na starcie znacząco skraca czas rejestracji i późniejszego uzupełniania wniosków.

2. Zakładanie konta w eUDT – krok po kroku

1. Utwórz konto użytkownika dla osoby, która będzie administratorem (adres e-mail firmowy rekomendowany).
2. Zweryfikuj adres e-mail i dokończ podstawową konfigurację profilu (imię, nazwisko, stanowisko, telefon).
3. Dodaj podmiot (firmę) do konta i wprowadź dane identyfikacyjne: NIP, REGON, adres, kontakt.
4. Przypisz role (administrator, użytkownicy merytoryczni, pełnomocnik – jeśli występuje).
5. Ustaw powiadomienia e-mail (sprawy, wezwania do uzupełnień, decyzje).
6. Przygotuj wniosek testowy (bez wysyłki) – by sprawdzić pola, wymagane załączniki i podpis.

3. Role i upoważnienia w systemie

Administrator zarządza podmiotem, użytkownikami i uprawnieniami; Użytkownik merytoryczny przygotowuje i składa wnioski; Pełnomocnik działa w imieniu firmy na podstawie pełnomocnictwa.

4. Podpis elektroniczny i logowanie

Zapewnij możliwość podpisu i autoryzacji we wnioskach – zgodnie z mechanizmami akceptowanymi w eUDT (np. podpis kwalifikowany lub inne dopuszczone formy). Sprawdź wcześniej na stanowisku roboczym działanie oprogramowania do podpisu, certyfikatu oraz łańcucha zaufania.

• Test podpisu: przygotuj przykładowy PDF i sprawdź, czy system prawidłowo go weryfikuje.
• Stanowisko: aktualne przeglądarki, uprawnienia do instalacji wtyczek, dostęp do repozytorium certyfikatów.
• Zapas: rozważ drugą osobę z ważnym podpisem – na wypadek nieobecności głównego podpisującego.

5. Porządek w załącznikach (PDF, nazewnictwo, wersjonowanie)

Przygotuj pliki w formacie PDF – czytelne, bez zbędnych skanów wielostronicowych o wysokiej wadze. Jeśli skanujesz, używaj 200–300 DPI i czerni/bieli lub skali szarości tam, gdzie to możliwe. Dla dokumentów wieloarkuszowych rozważ PDF/A.

Rekomendowane nazewnictwo

• wykaz_personelu_2025-08-24.pdf
• certyfikaty_personelu_JK_2025-08-24.pdf
• wykaz_wyposazenia_v1_2025-08-24.pdf
• procedury_f-gaz_v2_2025-08-24.pdf
• pelnomocnictwo_AD_2025-08-24.pdf

Wzorzec: nazwa_zalacznika_wersja_data.pdf – stałe nazwy pomagają inspektorowi szybciej odnaleźć właściwy dokument.

Struktura katalogów

• /eUDT/01_personel/ – wykazy, certyfikaty, szkolenia
• /eUDT/02_wyposazenie/ – wykaz, atesty/kalibracje, harmonogram przeglądów
• /eUDT/03_procedury/ – komplet procedur, instrukcje stanowiskowe, BHP
• /eUDT/04_rejestry/ – wzory rejestrów i ostatnie wpisy
• /eUDT/05_formalne/ – pełnomocnictwa, odpisy, dane rejestrowe

6. Wykazy i szablony: personel, sprzęt, procedury, rejestry

Wykaz personelu

• Imię i nazwisko, stanowisko, zakres obowiązków związanych z F-gaz.
• Podstawy kwalifikacji (numery certyfikatów, daty ważności).
• Zakres czynności, na które osoba jest wyznaczona w procedurach.

Wykaz wyposażenia

• Nazwa, model, numer seryjny, status (własność, leasing, wypożyczenie).
• Data ostatniej kalibracji/atestu (jeśli dotyczy) i plan przeglądów.
• Miejsce przechowywania (np. magazyn czynnika).

Procedury F-gaz

• Odzysk, próżnia, napełnianie, test szczelności, czynności serwisowe.
• Gospodarka odpadami i czynnikami, etykietowanie, BHP i PPOŻ.
• Rejestry: wzory kart czynności, obrotu czynnikiem, protokołów szczelności.

7. Organizacja pracy i bezpieczeństwo danych

• Jeden właściciel procesu: wyznacz koordynatora ds. eUDT (zbiera pliki, pilnuje wersji, składa wnioski).
• Kontrola wersji: zmiany opisuj w stopce dokumentu (np. „v2, zmiana wykazu pomp próżniowych”).
• Dane osobowe: ujawniaj minimum konieczne. Usuń zbędne metadane ze skanów (np. PESEL, jeśli nie jest wymagany).
• Dostęp: nadawaj w modelu najmniejszych uprawnień (need-to-know), stosuj silne hasła i 2FA.
• Kopia bezpieczeństwa: 3-2-1 (trzy kopie, na dwóch nośnikach, jedna offline/w chmurze).

8. Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak podpisu lub niepoprawny podpis pod załącznikami – wykonaj test podpisu przed wysyłką.
• Niespójne dane między wnioskiem, wykazem personelu i wykazem sprzętu – przygotuj jedną „kartę kontrolną” do wzajemnego sprawdzania.
• Nieczytelne skany (za ciężkie PDF-y lub zbyt niska rozdzielczość) – trzymaj standard 200–300 DPI.
• Brak aktualizacji dat ważności certyfikatów i kalibracji – dodaj przypomnienia kalendarzowe.
• Dowody na ostatnią chwilę – przygotuj pliki i nazwy wcześniej, a wniosek będzie formalnością.

9. FAQ

Czy konto w eUDT musi zakładać właściciel firmy?

Nie musi – może to zrobić upoważniona osoba. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie upoważnienia i nadanie roli w systemie.

Jaki format plików jest najbezpieczniejszy do załączników?

PDF (preferencyjnie PDF/A dla trwałych dokumentów). Do pracy wewnętrznej trzymaj wersje edytowalne i eksportuj do PDF na potrzeby złożenia wniosku.

Czy sprzęt musi być własnością firmy?

Nie – może być własny, leasingowany lub wypożyczony. Ważne, aby był dostępny podczas kontroli i ujęty w wykazie wyposażenia.