Procedura prowadzenia działalności firmy stanowi kompleksowy zestaw wytycznych obejmujących kilka kluczowych obszarów działania. Przede wszystkim precyzuje się w niej miejsce prowadzenia działalności. Następnie określa się odpowiedzialność za przestrzeganie procedur, która spoczywa na właścicielu. Podstawę prawną procedury stanowią odpowiednie akty prawne, m.in. rozporządzenie ministra rozwoju i finansów oraz ustawa o substancjach zubożających warstwę ozonową i fluorowanych gazach cieplarnianych. Kwalifikacje personelu są ściśle określone, wymagając posiadania odpowiednich certyfikatów i zaświadczeń, a wykaz narzędzi podstawowych obejmuje niezbędne urządzenia stosowane przy różnych czynnościach. Istotnym elementem jest system dokumentowania i wykonywania czynności, który musi być zapewniony zgodnie z przepisami prawa oraz normami bezpieczeństwa. Wymaga się również przekazywania informacji Operatorowi w przypadku prac przy urządzeniach zawierających co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO2 fluorowanego gazu cieplarnianego. Każdy pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z procedurą i instrukcjami, co zapewnia spójność działań w firmie. Natomiast udostępnione narzędzia i wyposażenie gwarantują bezpieczeństwo oraz efektywne przeprowadzanie prac instalacyjnych i konserwacyjnych. Ostatecznie, przygotowane instrukcje obejmują szeroki zakres czynności związanych z działalnością firmy, zapewniając klarowne wytyczne dla pracowników.